PRIVACYVERKLARING
1. Voorwoord
We vinden de bescherming van uw privacy zeer belangrijk. Daarom hebben we ons beleid waar nodig aangepast om in regel te zijn met de nieuwe GDPR regelgeving. We willen u zoveel mogelijk informeren, respecteren en controle geven over wat er met uw persoonsgegevens gebeurt. In deze privacyverklaring vindt u informatie over welke gegevens wij verzamelen, waarom we dat doen, hoelang wij ze bewaren, wat uw privacy-rechten zijn en hoe u deze kan uitoefenen.
2. Toestemming
Persoonsgegevens omvat alle informatie die wordt verzameld en geregistreerd waarmee u persoonlijk kunt worden geïdentificeerd, hetzij direct (bv naam) of indirect (bv telefoonnummer), als natuurlijke persoon. Voordat u ons deze informatie verstrekt, vragen we u eerst dit document betreffende de privacy voor klantengegevens, te lezen.
Deze privacyverklaring voor klantengegevens maakt deel uit van de voorwaarden die gelden voor onze hotelservices. Door deze voorwaarden te accepteren, gaat u uitdrukkelijk akkoord met de bepalingen van dit beleid. Indien u niet akkoord bent, kunnen wij onze service niet naar behoren uitvoeren.
3. Welke persoonsgegevens verzamelen we?
Contactgegevens
We kunnen gegevens zoals uw naam, voornaam, aanspreektitel, adres, email adres, telefoon/gsm nummer verzamelen.
Demografische informatie
We kunnen demografische informatie verzamelen zoals uw geslacht, leeftijd, taalvoorkeur, nationaliteit.
Verblijfsgegevens
We kunnen informatie over uw verblijf verzamelen zoals uw aankomstdatum en vertrekdatum, welke categorie van kamer u gereserveerd heeft, in welke kamer u gelogeerd heeft, wanneer u de reservatie heeft gemaakt, met hoeveel personen u verblijft, speciale verzoeken, welke goederen en diensten u gekocht heeft (vb: consumptie mini bar, bar, wasserij,…), via welk kanaal u gereserveerd heeft (website hotel, booking.com, expedia.be, telefoon,…), wanneer u de laatste keer bij ons verbleef.
Betalingsgegevens
We kunnen informatie verzamelen over uw betaling zoals uw kredietkaartnummer, hoeveel u moet betalen, mogelijke openstaande rekeningen, hoe u betaald heeft (Visa, American Express, Mastercard, Diners, contant).
Zakelijke informatie
Indien een bedrijf een reservatie voor u maakt of indien u uw reservatie aan een bedrijf wilt factureren, verzamelen wij een ondernemingsnummer, bedrijfsnaam en adres.
Informatie die u zelf geeft
We verzamelen informatie die u ons zelf geeft zoals feedback die u over ons hotel geeft of post, bepaalde voorkeuren zoals gewenste verdieping, roken of niet roken,…
We verzamelen geen informatie over personen onder de 18 jaar. Noch verzamelen we bewust gevoelige informatie zoals gegevens over ras, etnische afkomst, politieke opvattingen, godsdienstige of levensbeschouwlijke overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond, gezondheid of seksuele geaardheid.
4. Waarom worden deze gegevens bewaard
Dienstverlening
Om uw verzoeken en vragen te kunnen beantwoorden zullen we uw gegevens gebruiken om de diensten te kunnen verstrekken die u verzoekt zoals bijvoorbeeld uw verzoek om een hotelkamer te reserveren, of om een voorwerp dat u vergeten bent in uw hotelkamer naar u terug te sturen. Met andere woorden om te voldoen aan onze verplichtingen tegenover onze klanten.
Voor wettelijke redenen of bescherming
In verschillende gevallen zijn we wettelijk verplicht om bepaalde persoonsgegevens over u te bewaren en/of mee te delen aan overheidsinstanties. Hiernaast hebben we ook algemene fiscale en boekhoudkundige verplichtingen. Ook indien we een gerechtelijk bevel of dagvaarding ontvangen, of een wettig verzoek van openbare autoriteiten zullen we de gevraagde gegevens doorgeven. Gegevens kunnen eveneens gedeeld worden in mogelijke fraudeonderzoeken.
Verbetering van onze service en relaties met gasten voor, tijdens en na uw verblijf
We kunnen uw gegevens gebruiken zodat we ons hotel, onze diensten en service kunnen verbeteren. Ook kunnen we uw gegevens gebruiken om u een email voor aankomst of na vertrek te sturen of om u te vragen deel te nemen aan een klantenenquête.
Interne analyse
We kunnen uw gegevens gebruiken voor analyse, onderzoek of andere bedrijfsdoeleinden. Deze worden dan geanonimiseerd en enkel intern gebruikt.
Marketingdoeleinden
We kunnen uw gegevens gebruiken om u op de hoogte te houden van promotionele acties, aanbiedingen, veranderingen omtrend het hotel. Om dit te doen, zullen we ervoor zorgen dat we de toestemming krijgen zoals vereist door de wet voordat we u enig marketinggerelateerde emails sturen. We zullen uw uitdrukkelijke toestemming hiervoor vragen.
Communicatie
We gebruiken uw gegevens om contact met u te kunnen opnemen indien we vragen hebben of specifieke informatie nodig hebben.
5. Wie verwekt de gegevens / heeft toegang tot de gegevens
Binnen het hotel:
- Het hotelpersoneel
- IT afdeling
Serviceproviders en partners:
Als verwerkingsverantwoordelijke werken we met verschillende verwerkers samen. Zo werken we onder andere samen met verschillende OTA’s, een partner voor ons PMS systeem, een partner voor onze channelmanager, een partner die de post mailing verstuurd, onze webmaster en boekhouder. Al deze partners zijn conform met de GDPR regelgeving en hebben enkel toegang tot die gegevens die nodig zijn om hun service te kunnen uitvoeren. Indien u specifiek wilt weten wie onze partners zijn, kan u dit aanvragen door ons te contacteren. Zie contactgegevens einde van deze privacyverklaring.
Locale overheden:
We kunnen verplicht worden om uw gegevens naar lokale overheden te sturen indien dit vereist is door de wet, of als onderdeel van een onderzoek en in overeenstemming met de plaatselijke voorschriften.
6. Hoelang worden de gegevens bewaard
Alle gegevens die in deze privacyverklaring aangehaald worden, zullen zolang deze nodig zijn of relevant zijn voor de omschreven praktijken bewaard worden.
7. Hoe verzamelen we uw gegevens
We krijgen uw gegevens op verschillende manieren.
Via uzelf
Wanneer u bijvoorbeeld een online reservering maakt verzamelen wij de gegevens die u ingeeft. Ook als u contact met ons opneemt via telefoon, email of fysiek aan de receptie om een reservatie te maken of informatie te vragen, houden we de gegevens die u ons meedeelt bij. Indien u tijdens uw verblijf een ontbijt neemt, iets in de bar drinkt of iets uit de mini bar op de kamer neemt. Indien u een verzoek, klacht of probleem heeft.
Via derden
Waar toegestaan door de wet, kunnen we gegevens ontvangen door derden met wie wij samenwerken. Zo kunnen we gegevens krijgen van personen die namens u handelen, bijvoorbeeld als iemand een reservering voor u maakt. Ook krijgen we uw gegevens indien u via een derde partij een reservatie maakt zoals OTA’s, touroperators, reisbureaus,…
Verder maken we gebruik van Google Analytics die ons ook bepaalde inzichten geeft over de bezoekers van onze website. Indien u meer informatie over Google Analytics wenst, gelieve hun website te raadplegen.
Pixels en Cookies
Wanneer een gebruiker onze website bezoekt, kunnen wij en/of derden gebruik maken van pixel tags en cookies plaatsen op het apparaat van de gebruiker om het gedrag van de gebruiker op die website en andere websites van derden te volgen.
8. Uw rechten als betrokkene
U als betrokkene heeft verschillende rechten waaraan wij ons moeten houden:
Recht op informatie
Elke betrokkene heeft het recht om geïnformeerd te worden over hoe en welke gegevens verwerkt worden.
Recht op inzage en kopie
Elke betrokkene heeft het recht om inzage te krijgen welke gegevens we van hem verzameld hebben en om hier een kopie van te vragen.
Recht op aanpassing
Elke betrokkene kan eisen dat zijn onjuiste of onvolledige persoonsgegevens onmiddellijk gecorrigeerd worden.
Recht op bezwaar
Elke betrokkene kan bezwaar maken tegen de verwerking van zijn persoonsgegevens voor direct marketing en comerciële doeleinden. Opgelet, voor gerechtelijke doeleinden is het om bepaalde wettelijke redenen wel nog toegestaan om de verwerking verder te zetten.
Recht op vergetelheid
Elke betrokene kan eisen dat zijn persoonsgegevens verwijderd worden uit de bestanden. Opgelet, de betrokkene kan niet eisen dat deze verwijderd worden indien we wettelijk verplicht zijn om ze bij te houden.
Recht op intrekken toestemming
Elke betrokene heeft het recht om een eerdere toestemming van het gebruik van zijn gegevens op eender welk moment terug in te trekken. Opgelet, dit kan enkel indien er geen andere rechtsgrondelijke redenen zijn om de gegevens bij te houden.
Recht op overdraagbaarheid
Elke betrokkene heeft het recht om zijn persoonsgegevens over te dragen naar een andere verwerker. Deze overdracht moet bovendien gratis en in een gestructureerd, leesbaar formaat gebeuren.
9. Hoe worden uw gegevens beveiligd
We maken gebruik van standaard veiligheidsmaatregelen. Het internet is nooit 100% veilig en elke keer dat u gegevens naar ons digitaal verstuurd, doet u dat op eigen risico. We raden u dan ook aan voorzichting te zijn bij het gebruik van het internet. Intern zijn de gepaste technische en organisatorische maatregelen genomen om uw gegevens, eens ze in ons systeem zitten, op een zo veilig mogelijke manier te bewaren (zoals gebruikersnaam, wachtwoord, fysieke beveiliging, enz.).
Wanneer u uw kredietkaartgegevens ingeeft bij het online reserveren van een kamer op onze eigen website, wordt er gebruik gemaakt van SSL-coderingstechnologie om een veilige transactie te waarborgen.
10. Contactinformatie
Indien u nog vragen heeft over het privacybeleid van het hotel, of uw gegevens bij ons wilt verbeteren, bijwerken, wissen, of inzage wilt hebben, stuur dan een mail naar: sales@ledixseptieme.be.
Voor onze veiligheid en die van uzelf kan het zijn dat we uw identiteitskaart zullen moeten nakijken voor we uw verzoek kunnen inwilligen.
U kunt ons ook schrijven naar:
Hotel Le Dixseptième
Magdalenasteenweg 25
1000 Brussel
België
11. Updates
Deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd aangepast worden. Daarom raden we u aan om het telkens te raadplegen wanneer u een nieuwe reservatie maakt in ons hotel.
Laatste update: 11 maart 2020